雄安档研：归档文件乱糟糟？档研教你“一键整理”秘籍

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堆积如山的文件、散落的附件、混乱的页码……每次整理归档文件都让人头疼？别担心！《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）就是为解决这些问题而生的“整理宝典”。从纸质文件到电子文件，从组件分类到装盒排架，这份标准为归档工作提供了全流程规范。档研今天就带大家拆解标准要点，结合真实案例，让归档文件整理变得像“搭积木”一样简单。

一、标准核心价值：让文件“各就各位”

在数字化办公普及的今天，归档文件早已不只是纸质材料，还包括电子文件。2015年修订的DA/T 22-2015标准，在2000年版本基础上扩展了适用范围，新增电子文件整理要求，明确“以件为单位”的整理原则，让不同载体、不同类型的文件都能有序归档。

无论是机关单位的公文、企业的合同，还是学校的教学档案，遵循这一标准能让归档效率提升50%以上。例如2023年，四川省某县政府办公室按照标准整理年度文件，原本需要3人一周完成的工作，现在2人3天就能搞定，还杜绝了“找文件像寻宝”的尴尬。

二、整理第一步：给文件“分组”——组件的学问

（一）什么是“一件”？

标准明确“件”是归档文件的基本单位，具体构成规则如下：

• 正文+附件为一件（如一份通知+附件《名单》）
• 正本+定稿为一件（如政策文件的正式版+修改稿）
• 转发文+被转发文为一件（如《关于转发XX通知的通知》+原通知）
• 来文+复文可独立成件，也可合并为一件（如请示+批复）

2024年，广东省某企业整理合同档案时，将“采购合同正本+附件+补充协议”作为一件，避免了文件分散丢失，后续查阅时一目了然。

（二）件内文件怎么排？

排序有“黄金法则”：

• 正文在前，附件在后（如《会议纪要》在前，参会名单在后）
• 正本在前，定稿在后（如发布的红头文件在前，领导修改的手稿在后）
• 复文在前，来文在后（如对请示的批复在前，原请示在后）

江苏省某高校2023年整理科研项目文件时，严格按此规则排序，让评审专家能快速从“申报书+评审意见+结题报告”的组合中抓取关键信息。

三、分类排序：给文件“编队形”

（一）三级分类法：年度→机构（问题）→保管期限

1. 按年度分类：以文件签发日期为准，跨年度文件归入办结年。如2023年启动、2024年结束的项目文件，归入2024年。
2. 按机构（问题）分类：二选一即可。机构分类如“办公室”“人事处”；问题分类如“党建”“业务”。某医院2024年采用“年度-科室-保管期限”分类，手术室的文件绝不会混进儿科。
3. 按保管期限分类：分永久（Y）、30年（D30）、10年（D10）。如“单位成立批复”为永久，“年度工作总结”为30年，“会议通知”为10年。

（二）排列技巧：时间+事由

同一类目内按时间先后排列，同一事由的文件集中放。例如2023年某市教育局的“双减政策”文件，将“实施方案+督查通报+成效报告”集中排列，比零散存放节省60%的查找时间。

四、编号与编目：给文件“贴标签”

（一）档号：文件的“身份证号”

档号结构为“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构代码-件号”，例如：

• Z109-WS·2023-Y-BGS-0001 Z109：全宗号 WS：文书档案代码 2023：年度 Y：永久 BGS：办公室代码 0001：件号

2023年，山东省某档案馆通过档号“X005-WS·2010-D30-RSJ-0123”，5秒就定位到2010年人社局的一份职称评审文件。

（二）归档章：文件的“胸前牌”

首页右上角加盖归档章，包含全宗号、年度、保管期限、件号等信息。电子文件可生成电子归档章或条形码，实现“扫码查档”。某科技公司2024年给电子合同加盖电子归档章，手机一扫就能显示文件全生命周期信息。

（三）归档文件目录：文件的“花名册”

目录需包含档号、文号、责任者、题名等项目。例如：

北京市某区2023年将目录录入系统，支持关键词检索，找文件再也不用翻箱倒柜。

五、纸质文件特辑：修整→装订→装盒

（一）修整：给文件“做体检”

• 破损文件修复（如用无酸纸修补撕裂的合同）
• 去除金属物（回形针、订书钉易生锈，必须拆除）
• 折叠超大文件（如工程图纸折叠至A4大小，便于存放）

2023年，河南省某档案馆修复一批1950年代的土地权证，用DA/T 25-2000标准中的修裱技术，让脆弱的纸张恢复强度。

（二）装订：给文件“系安全带”

• 永久保管文件：用“三孔一线”或直角装订，禁用热熔胶、塑料夹
• 定期保管文件：可选用不锈钢订书钉，但需符合长期保存要求

浙江省某国企2024年给永久档案用棉线装订，定期档案用不锈钢订书钉，既安全又便于翻阅。

（三）装盒：给文件“安个家”

• 档案盒用无酸纸制作，尺寸310mm×220mm，厚度可选20-50mm
• 盒脊注明全宗号、年度、保管期限、起止件号（如“2023-永久-0001-0050”）
• 备考表记录盒内文件情况（如“缺3件，已补复制件”）

某事业单位2023年发现一盒文件有缺损，及时在备考表注明，3年后审计时顺利追溯补全。

六、电子文件整理：同步规范不落后

（一）与纸质文件“无缝衔接”

电子文件的组件、分类、编号需与纸质版保持一致，如一份电子合同的档号应和纸质版相同。2024年，上海市某公司实现“一文双档”，电子件与纸质件同步归档，查档时可互相比对。

（二）格式与存储要求

• 格式转换为PDF/A、OFD等长期保存格式
• 元数据需包含创建者、修改时间、格式等信息
• 用符合DA/T 38标准的光盘或磁带存储

某科研单位2023年将实验数据电子文件转换为PDF/A格式，确保20年后仍能正常读取。

七、真实案例：从“混乱”到“标杆”的蜕变

（一）某市政府办公室的整理革命

2023年之前，该办公室文件堆积如山，查找一份2019年的会议纪要需要2小时。按照标准整改后：

1. 按“年度-科室-保管期限”分类，如“2023-信访局-永久”
2. 每件文件加盖归档章，录入电子目录
3. 永久文件用三孔一线装订，装盒后盒脊信息清晰

现在查档只需30秒，还被评为“省级档案管理示范单位”。

（二）某高校的电子归档实践

2024年，该校将教学大纲、试卷等电子文件：

1. 按“年度-院系-课程”组件，每件包含大纲+教案+试卷
2. 生成档号如“G001-WS·2024-Y-JYXY-0025”
3. 存储在符合标准的光盘中，与纸质版目录对应

教师备课再也不用跑档案室，线上就能调阅历年资料。

八、档研小贴士：整理效率翻倍技巧

1. 组件小工具：用回形针临时固定一件内的文件，装订前再拆除
2. 分类标签：用不同颜色标签区分保管期限（红色=永久，蓝色=30年，黄色=10年）
3. 电子助手：用Excel制作目录模板，自动生成档号和序号
4. 定期复盘：每季度抽查归档质量，及时纠正错漏

归档文件整理不是简单的“收纳”，而是给历史记录建立“索引系统”。遵循DA/T 22-2015标准，既能满足当前管理需求，也能为未来查考留下清晰线索。档研深耕档案整理领域，可为您提供从方案设计到实操培训的全流程服务。如果您在整理中遇到“组件难”“编号乱”等问题，欢迎联系我们，让标准为您的档案管理保驾护航。