文档编制常见的格式技巧分享

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1 引言

我们在编制文档时，经常遇到一些格式困扰，如标题编号自动生成、插入目录、图片格式等等这些问题，这都是因为没有掌握相关技巧导致的。一个好的文档，必需是格式统一的，这样也让阅读者一目了然。我们今天就来了解下文档编制的一些常用技巧，助力轻松愉快的编制各类文档。

2 文档格式技巧

常见的文档一般分为标题、目录、正文、页眉、页脚、页边距等6个部分，下面我们将进行逐一讲解。

在此之前，我们可以在“word选项”中进行设置格式标记显示，便于我们实时查看各类格式。

第一步：勾选所要显示的格式标记

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：点击显隐按钮可在word中显示出各类格式标记

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.1 标题

文档标题是整个文档门面，所以一定要逐一格式不要错乱，不然给人的第一印象就不好。格式示例如下：

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

这里设置标题为“一号黑体加粗”，行距默认为单倍行距即可，首行可空出两行，下面可用宋体或楷体标明公司和日期。需要注意的是，标题需要查看段落格式，设置为居中。

2.2 目录

对于文档的目录可以自动生成，也可以调整目录文字的格式。

第一步：选择“引用”-“目录”

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：展开目录列表，点击“自动目录1”

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第三步：生成目录

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第四步：调整目录文字格式

（1）点击“自定义目录”，弹出目录详情

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

（2）点击“修改”，弹出样式详情，默认显示TOC1，代表目录标题1，以此类推TOC2则代表目录标题2。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

（3）点击“修改”，弹出修改样式界面

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

（4）分别点击“字体”和“段落”，进行字体和段落设置，完成目录中文字格式设置。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.3 正文

正文格式包含较多内容，分为章节标题、正文文字、图片、表格、图表注释、分页/分节符号等，我们可以在样式库中预设样式，这样便于编制文档时调用。

2.3.1 章节标题

标题是正文比较重要的一个部分，我们可以通过设置标题自动编号以实现标题的规范统一。

第一步：在样式库中选中标题1

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置自动编号

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

选择好自动编号方式后，标题1展示如下：

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第三步：更改列表级别

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

设置完成后，标题1编号展示如下：

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第四步：定义多级列表，挂接样式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

设置完成后，样式如下：

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第五步：设置标题1的段落及文字格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第六步：设置标题2（二级标题）

1）在样式库中找到标题，选中建立格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2）点击“编号”，触发自动编号

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

3）更改列表级别

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

4）定义多级列表，挂接样式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

5）修改标题2的段落及文字格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

到这里，标题一和标题二的格式就设置完成了，可进行自动连续编号，按照同样方式可以设置标题3和标题4，一般文档中设置1~4级标题较为规范。同时可打开目录视图，选择某个标题后点击鼠标右键，进行目录升降级操作。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.3.2 正文文字

文档的正文文字部分，一般在写文档之前就要先进行设置。

第一步：在样式库中选中“正文”

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：修改文字样式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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这样正文文字格式就设置好了，此外文中经常会出现英文部分的内容，会有换页不连贯问题。可通过以下方式解决：

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.3.3 图片格式

对正文中的图片建立统一的样式，避免图片溢出边界。

第一步：选中一个图右下角的格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置段落格式，一般设置为1.5倍行距，因为正文是1.5倍行距，若图片是单倍行距可能会出现显示不全的问题。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置样式，添加到样式库，点击鼠标右键，再点击“样式”

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

这样，正文的图片格式就设置好了，只需选中图片后，点击样式库中的“图片格式”即可完成快速设置。

2.3.4 表格格式

对文中的表格格式，经常会出表中文字大小不一致的情况，在表格里面设置又容易遗漏，这时就需要我们提前设置好样式，一键替换即可。

第一步：选中文档空白部分的格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置表格文字的字体和段落格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

这里表格文字为5号字体，比正文小一号；段落可设置为1.5倍行距，也可以设置为单倍行距，居中。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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第三步：创建表格文字样式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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第四步：设置表中文字格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.3.5 图表注释

一般在图片的正下方进行编号和注释，在表格的正上方进行编号和注释。

第一步：选中空白格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置图表注释的文字和段落格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

这里文字为5号字体，比正文小一号；段落可设置为1.5倍行距，也可以设置为单倍行距，居中。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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第三步：创建样式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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这里图片注释格式都设置完成了。

第四步：设置图表编号

一般我们将图表编号进行分开编号，避免混乱。图片编号在图片下方，表格编号在表格上方。示例如下：

XXXXXXXX具体如图1-1所示：

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

图1-1 XXXXXX

XXXXXXXX具体如表1-1所示：

表1-1 XXXXXXXXXXXX

2.3.6 分页/分节符

• 分页符 一般对于想结束一个页面内容，这时可采用分页符。 在文字结尾处点击“布局”-“分页符”，即可插入分页符。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

• 分节符

一般对于分章节，如分开文章标题、目录、正文、附录这几个模块，可采用分节符，分节后，每个节点都可以单独编辑页眉页脚，互相不受影响。

在文字结尾处点击“布局”-“分节符”，即可插入分页符。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.4 页眉

一般我们编制文档时，往往会有页眉要求，在页眉正上方，可进行如下设置：

第一步：鼠标左键双击页面正上方，进入页眉编辑界面

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：编辑文字，可居左、居右或居中

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第三步：编辑文字内容字体和段落

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第四步：可添加下划线，点击样式库旁边“边框”，可完成设置

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.5 页脚

可在文档下方编辑页脚，通常时添加页码为页脚，可进行如下设置：

第一步：鼠标左键双击页面正下方，进入页脚编辑界面

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置页码格式，一般从正文第一页开始设置。

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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第三步：选择当前位置，插入页码

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

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第四步：编辑页码文字和段落格式

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第五步：页码文字居中

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

2.6 页边距

可对文档页码的页边距进行统一设置，具体如下：

第一步：点击“布局”-“页边距”，进入设置界面

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

第二步：设置页边距，一般默认为常规，也可自定义设置

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

添加图片注释，不超过 140 字（可选）

3 小结

一个好的文档，其格式必然是准确的，这些需要我们有耐心的去校验每个细节问题，精益求精，当你对文档格式有了要求之后，你也会对文字内容质量有所提升，从而写出一篇好的文档，这样也让审阅者感受到你的态度。