学术协作与笔记工具（Notion 与 Overleaf）

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随着科研合作日益频繁，新手科研人员在期刊论文写作过程中常遇到多人协作、版本管理、资料归档等挑战。本文介绍两款常用的学术协作与笔记工具——Notion 和 Overleaf，讨论它们在多人论文写作、进度追踪、版本控制、图表插入、LaTeX 排版和笔记归档等方面的实际应用。通过真实场景案例，我们比较 Notion 与 Overleaf 在不同写作阶段的优势和适用场景，帮助科研新手选择合适的工具提升协作写作效率。

科研写作协作的挑战与工具选择

在科研论文写作中，团队协作已经成为常态。多个作者共同撰写一篇论文时，常常面临以下难题：如何同步编辑避免冲突？如何跟踪写作进度和版本变化？如何管理参考资料和笔记？这些问题对刚开始期刊投稿的科研新人来说尤其棘手。传统做法例如通过邮件反复发送 Word/LaTeX 文档，不仅低效还容易引发版本混乱。幸运的是，近年来出现了许多数字工具帮助科研团队高效协同写作。

本篇文章重点介绍 Notion 和 Overleaf 两款在学术圈颇受欢迎的协作工具。Notion 是一款全能型笔记和项目管理工具，而 Overleaf 则是专为 LaTeX 论文写作打造的在线协作编辑平台。我们将围绕多人论文写作的实际需求，探讨如何利用 Notion 和 Overleaf 分别在论文规划、素材积累、协同撰写、实时排版等环节发挥作用，并比较二者在不同写作阶段的优势。希望通过这些介绍，帮助各位科研新人以客观视角选择或组合使用工具，提升团队写作效率和论文质量。

Notion：笔记管理与写作规划协作

工具简介： Notion 是一个集笔记、知识库和项目管理于一体的协作平台。它支持以页面形式组织各种内容（文本、待办事项、表格、图片等），并通过灵活的数据库功能来管理项目进度和资料。在多人协作环境下，Notion 提供了无限用户实时编辑的能力。也就是说，无论团队有多少成员，都可以同时在同一个页面上查看和编辑内容，每个人的修改会即时同步给所有合作者。协作者的头像会出现在他们正在编辑的段落旁边，方便彼此了解实时动态。与传统文档软件不同，Notion 中多个用户可以同时编辑同一块内容而不会互相锁定，所有改动会即时体现在页面上。这种实时协同极大地提高了团队异地协作写作的效率。

协作场景举例： 在论文写作前期，研究小组往往需要集思广益地整理大纲、分工任务并收集素材。Notion 特别适合这一阶段的协作。例如，课题组可以创建一个共享的论文大纲页面，列出各章节的框架和要点，然后由不同成员同步补充细节。通过 @提及 功能，成员可以在页面中直接 @某位同事来指定任务或讨论某段内容。Notion 还支持对选定文本添加评论，团队成员可以就措辞或数据进行讨论，所有评论都会记录在页面上供大家查看。这些沟通都集中在同一个工作区内，避免了来回邮件沟通的低效。

进度追踪与版本管理： 借助 Notion 的数据库和模板功能，科研团队可以创建如“论文进度看板”或“任务清单”等页面来跟踪写作进展。例如，可建立一个看板视图，将论文写作任务按“未开始/进行中/已完成”分类，并分配给相应作者。每个任务卡片中还能记录截止日期、相关资料链接等信息，方便进度管理。同时，Notion 会自动保存编辑历史，对于重要页面可以查看每一次修改记录（付费方案下页面历史最长可保存90天以上）。当有人改动页面内容时，Notion 提供“更新”历史视图，以高亮标记新增内容、 删除内容 和显示修改时间。这相当于简易的版本控制功能：新人即使误删内容也可通过历史记录恢复。不过需要注意，Notion 并不具备传统字处理那样逐字的修订模式，版本管理主要以整页历史为单位。

素材管理与笔记归档： 在论文写作周期中，Notion 可作为团队知识库来归集所有笔记和资料。例如，文献阅读笔记、会议讨论记录、数据分析结果等都可以分类存放在同一工作区中，方便随时查阅。Notion 支持直接嵌入图片、表格和代码块等内容，插入图表或公式也很便利：可以通过内置的数学公式块插入 LaTeX 格式公式，或直接粘贴截图和图片。这样，团队成员能够在 Notion 中汇总论文所需的图表和关键数据。Notion 的强大搜索和多层次页面结构，让笔记归档井井有条，日后需要参考某次实验记录或灵感想法时都能轻松找到。

案例穿插： 以一个真实场景为例，假设某课题组准备撰写一篇综述论文。负责人在 Notion 上建立了一个项目空间，包含以下几页内容：论文大纲与任务分配页、参考文献管理数据库、每章详细笔记页、以及一个进度甘特图页。起初团队利用大纲页制定分工，如学生A撰写相关工作章节，学生B负责实验部分。每个人在自己的章节页面中撰写初稿笔记，同时通过评论征求他人意见。不定期的组会记录也整理在 Notion 上，确保所有讨论结论都有据可查。随着写作推进，大家在进度页面更新任务状态。当初稿完成后，组长可以方便地在 Notion 上浏览每章内容并给出反馈。整个过程中，Notion 成为了团队的协同中枢：既是资料库又是协作编辑平台，帮助该团队高效地完成了论文前期的素材积累和写作准备工作。

Notion 小结： 总的来说，Notion 更适合论文撰写的前期规划和素材积累阶段。它提供了灵活的笔记组织和任务管理功能，让团队在动笔之前就把思路和资料梳理清楚。在多人协作方面，Notion 支持实时编辑、评论和@提及，保证团队沟通顺畅，避免信息散落。另外，Notion 还能充当论文的“周边”资料库，方便归档所有与研究相关的笔记。然而，需要客观指出的是，Notion 并非专业的排版工具，缺少针对学术论文格式（如参考文献自动编号、公式编号等）的支持。因此，当进入论文正式撰写和排版阶段时，Notion 页面的内容可能需要迁移到专业排版工具中进行润色。接下来，我们将介绍如何利用 Overleaf 这样的工具来完成论文的正式写作和排版协作。

Overleaf：多人实时 LaTeX 论文写作

工具简介：Overleaf 是一个基于浏览器的在线 LaTeX 编辑器，专为学术论文写作和发表而设计。与本地 LaTeX 编辑不同，Overleaf 无需安装软件，打开浏览器登录账户即可开始撰写。在协作方面，Overleaf 支持实时多人编辑LaTeX 文档，所有作者的修改会自动合并并即时编译出最新的 PDF 文档。其特点包括：实时同步的文本和公式排版预览、内置的版本控制和历史记录、丰富的论文模板库，以及便捷的分享与权限设置功能。正是这些功能，使得 Overleaf 成为众多科研团队进行论文联合写作的首选工具之一。

协作写作体验： 使用 Overleaf，团队成员可以同时在同一个 LaTeX 项目中编辑不同章节或文件，而不必担心冲突。每当有人敲下字符并保存（开启实时模式甚至无需手动保存），左侧的 LaTeX 源文件变动就会触发右侧 PDF 预览的自动更新，所有合作者立即看到最新排版效果。这种所见即所得的协作环境极大地方便了多人写作。例如，在撰写论文的方法部分时，一名作者可以编辑算法伪代码段落，另一名作者同时润色前文综述，而指导老师则可以在旁实时查看整篇论文的排版效果并提出修改意见。大家不再需要反复发送邮件或手工合并 TeX 文件，所有修改都集中在一个线上项目中完成，减少了合并错误和版本混乱的风险。

优势功能： Overleaf 为协同写作提供了一系列专业功能：

• 模板与排版：Overleaf 内置了数百种期刊和会议的 LaTeX 模板。新手可以直接基于官方模板开始写作，免去自行设置格式的麻烦。这对期刊投稿非常有帮助，确保文章一开始就符合目标期刊的格式规范。此外，Overleaf 完全兼容 LaTeX 排版，支持复杂的数学公式、文献引用、表格和图形环境等。对于需要插入的图表，用户可以直接将图片文件上传到项目，并使用 \includegraphics 命令插入；绘图用户也可使用 LaTeX 自带的绘图包（如 TikZ）生成高质量矢量插图。所有这些插入的图表都会在 PDF 中正确渲染，方便作者边写边检查排版。
• 评论和批注：Overleaf 提供了评论功能，允许用户选中一段文本插入批注，或在源码特定位置添加评论标签。团队成员可以在评论中讨论修改意见，适用于导师审阅稿件时做出标注。所有评论不会出现在最终 PDF 中，只在编辑界面供合作者查看，方便集体讨论而不影响正式文档。
• 实时跟踪修改：对于需要严格审阅修改痕迹的场景，Overleaf 支持Track Changes（修订模式）。当开启修订模式时，所有合作者的增删内容都会以高亮标出，类似 Word 的修订功能。编辑者或项目拥有者可以逐条接受或拒绝修改，这在论文定稿阶段（特别是通讯作者统稿）非常实用。需要注意该功能在免费方案中可能受限于协作者数量或需要升级，但基本的版本历史每个项目都默认提供。Overleaf 还具备版本历史视图，按时间顺序列出每次保存的版本。如果某次修改出现问题，可以方便地回溯或恢复到之前的版本。这种内置的版本控制机制保障了写作过程的安全可控。
• 权限与分享：Overleaf 项目可以通过邀请用户邮箱或分享链接的方式添加协作者。项目拥有者能够设置对方的权限（只读、可编辑、可评论），从而灵活控制协作方式。例如，可将导师添加为“仅评论”权限，这样导师可以看到最新稿件并留言反馈但不会意外改动正文内容。需要协作的人数取决于订阅方案，但即使免费用户也至少能邀请一位合作者共同编辑。对于小型合作（两人撰写）足以应对，而如果是大型作者团队，则可以考虑升级方案或由学校/课题组购买机构版来满足多人协作需求。

协作场景举例： 某科研团队有三名作者需要共同撰写论文，他们决定采用 Overleaf 来进行实时协作写作。首先由第一作者在 Overleaf 上新建项目并基于目标期刊模板创建初始文件结构，随后通过邮箱邀请另外两位作者加入项目。接下来三人分工撰写不同章节：第一作者专注实验部分，第二作者负责引言和相关工作，第三作者撰写理论推导。写作过程中，大家时常需要引用文献，他们使用一个共享的 .bib 文献库文件，任何人添加新的参考文献条目后，其他人编译时即可在引用列表中看到更新，不会出现引用编号不一致的问题。每当某位作者完成一段内容，他就在 Overleaf 项目内添加评论提醒其他作者审核。由于 Overleaf 即时同步的特性，其余作者立刻就能看到新内容和评论，在浏览 PDF 预览时针对排版或措辞提出意见。遇到需要讨论的修改，大家打开 Overleaf 的“Review”修订模式，对改动内容进行讨论并很快达成一致。整个写作周期中，无论三人身在何处，都通过 Overleaf 保持了高度同步，再也没有出现“你改了我之前的哪一版”这样的困扰。最终，他们直接将 Overleaf 中的论文 PDF 用于投稿，大大简化了排版和格式调整工作。

Overleaf 小结： 相较而言，Overleaf 更适合论文写作的后期正式撰写和排版阶段。它专注于 LaTeX 论文的协同编辑，实现多人实时撰写同一份稿件，同时借助 LaTeX 强大的排版能力保证论文格式规范。Overleaf 内置的版本控制、评论和修订功能满足了科研团队在定稿阶段对修改痕迹和版本管理的需求，极大地方便了跨地域合作者和导师之间的沟通。此外，大量模板和无须本地配置的优点降低了新手使用 LaTeX 的门槛。不过，Overleaf 的短板在于项目管理和笔记功能的缺乏。它主要聚焦于论文正文的编写，对任务安排、笔记存储等支持有限（可以配合附加的说明文档，但不如 Notion 那样灵活）。因此，在完整的写作流程中，Overleaf 通常与其他工具配合使用，以弥补其在资料管理和规划方面的不足。

不同写作阶段的工具选择：Notion 与 Overleaf 的比较

综上所述，Notion 和 Overleaf 各有其长处，适用于论文写作流程中的不同阶段，也可以视需要组合使用：

• 前期构思和资料整理： Notion 更胜任。它提供了一个自由的创作空间来整理思路、管理文献和规划任务。在论文尚处于大纲和素材积累阶段时，Notion 的多样化内容块（文本、待办、表格等）以及看板、日历等视图有助于团队头脑风暴和协同规划。团队可以在 Notion 上共同列提纲、附上参考资料链接、分配任务并设定时间表。所有讨论和笔记也长期沉淀为团队知识库，方便后续查阅。这一阶段 Notion 的直观界面和灵活性让每个成员都能轻松参与协作，而无需掌握排版技巧。
• 正式写作和排版定稿： Overleaf 更加适合。当论文进入正式撰写、排版和反复修改阶段，尤其是需要按照期刊模板排版或者大量插入公式时，Overleaf 的优势尽显无遗。借助 Overleaf，团队能够实时协同撰写高质量排版的论文，免去后期将文本粘贴到排版软件的繁琐步骤。在这个阶段，论文结构和内容已较为成熟，更需要的是精确的格式控制和方便的版本比较。Overleaf 的LaTeX环境确保公式和图表呈现专业，同时其修订和评论功能方便作者与合作者、导师来回讨论修改细节。可以说，Overleaf担当了论文的“定稿车间”，保证最终交稿的PDF符合期刊要求且美观专业。
• 中期衔接与协同： 在一些团队实践中，两者可以配合同步进行。比如初稿内容在 Notion 上形成后，转移到 Overleaf 进行排版；但在 Overleaf 写作过程中，Notion 仍可用于跟踪写作进度（如通过任务清单了解各章节撰写完成度）以及保存补充笔记（如某些讨论决定、不适合放入正文的资料）等。Notion 和 Overleaf 通过这样的分工配合，实现了从创意到成稿的全流程管理：Notion 管理事务和知识，Overleaf 专注内容和格式。值得注意的是，这种配合需要团队有明确的流程约定，例如定期同步 Notion 上的修改到 Overleaf 等，否则也可能出现信息不一致的情况。但只要管理得当，完全可以做到两种工具的优势互补。

客观中立的视角： 并不存在“一刀切”的答案说哪款工具绝对更适合学术写作协作。科研团队在选择工具时，应考虑团队规模、成员偏好、项目需求等因素。Notion 在于其上手容易、功能全面，既适合作为个人笔记本也能扩展为团队Wiki，但其不足是在学术排版和引用管理方面欠缺专业支持。Overleaf 则是针对学术论文的利器，在 LaTeX 排版领域无出其右，不过要求合作者对 LaTeX 有一定了解（或愿意学习）才能充分利用其功能。一些团队可能还会使用第三种方案：例如微软 Word 或 Google 文档结合引用管理工具（EndNote/ Zotero）进行协作。相比之下，Notion 与 Overleaf各自在各自侧重的领域表现突出，而且越来越多科研工作者正在尝试将二者结合，以实现从最初构想到最终稿件的一站式协作流程。

结语

对于期刊投稿的新手科研人来说，善用数字协作工具可以显著提升论文写作的效率与质量。Notion 和 Overleaf 作为当下流行的协作平台，在学术场景中各展所长：前者帮助团队更好地协同思考和管理知识，后者则确保高效撰写和排版论文。在实际应用中，不妨根据项目需求将这两者优势结合：用 Notion 做好前期准备和资料统筹，再用 Overleaf 完成论文的写作和排版，用工具的协同助力来弥补人工协作的短板。当然，工具始终是为需求服务的，培养良好的团队协作习惯和清晰的写作流程同样重要。在不断实践中摸索出适合自己团队的工作方式，才能最大程度地发挥这些协作工具的效用，为高质量的科研论文产出保驾护航。